¿Estimado empresario, cumple con las leyes?

Derecho para empresarios, y…algo más.

Por Dr. Joaquín Mendoza Esquivel y Mtro. Joaquín de Jesús Mendoza Talavera

Imagine esto: usted tiene un negocio que funciona bien. Los clientes asisten, las ventas crecen, todo parece bajo control. Pero un día, recibe una multa cuantiosa porque no cumplió con una normativa jurídica ¿qué sucedió? En el universo del derecho hay un principio: la ignorancia de la ley, no exime su cumplimiento.

Algunas sugerencias, con todo afecto

El compliance –o cumplimiento normativo– es el cinturón de seguridad para la sana evolución de su empresa. Por la reciente reforma a la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, el tema de la forma y oportunidad del cumplimiento normativo es de importancia insoslayable. Esa Ley, es una porción de lo que implica el cumplimiento normativo total, pues hay otras leyes que también deben atenderse para el buen y correcto cumplimiento de todas las obligaciones empresariales. En efecto, existen otras normas jurídicas que igualmente se deben observar; en eso consiste el cumplimiento normativo total, el compliance.

¿Por qué es importante?

Le invitamos a pensar en el compliance como las reglas para la práctica de un deporte en equipo. Su empresa es el equipo, todas las leyes son el reglamento para practicar correctamente el deporte. Usted tiene a los mejores jugadores y la mejor estrategia, pero si no cumple todas las reglas, puede incurrir en falta y ser sancionado; por ejemplo, cuando su equipo ingresó un jugador de más. En el mundo empresarial, las "tarjetas rojas" son multas u otras sanciones que pueden llegar a millones de pesos, pérdida de licencias operativas, incluso disolución de la empresa, daño reputacional.

Tres señales de que su empresa necesita atención:

1. ¿Sus colaboradores o empleados toman decisiones sin seguir protocolos?

Si cada quien hace lo que mejor le parece, es cuestión de tiempo antes de que alguien cometa un error costoso. Un sistema de compliance establece las reglas claras que todos deben seguir, por ejemplo, para la contratación de otros empleados, o el cierre de tratos con proveedores, o la compraventa de productos o la adquisición de servicios, entre otros casos.

2. ¿Tiene perfectamente identificados a los encargados de los procesos en su empresa, hay un manual de roles y responsabilidades, existen canales de denuncia, códigos de buenas prácticas; los empleados conocen las leyes que se deben cumplir, las normas internas de la propia empresa son del conocimiento de todo el personal, cuenta con un sistema automatizado y seguro?

Si la respuesta es no a esas cuestiones, está en un caso urgente, si la respuesta es parcialmente no, se coloca en un caso prioritario, si la respuesta es afirmativa, porque considera que atiende todo ello; entonces, debe constatar que no sea solamente algo a nivel documental, sino realmente formar parte de la cultura de la empresa.

3. ¿No tiene un responsable de cumplimiento?

La ley exige a las empresas designen un Oficial de Cumplimiento. No tenerlo es como manejar sin licencia.

¿Cómo implementarlo? algunas recomendaciones:

a. Identifique el nivel de riesgos: Por ejemplo: ¿Hay actividades de su negocio que podrían dar lugar para incumplir leyes? ¿Qué puede afectar la reputación de su empresa? ¿Qué áreas implican mayor riesgo para su empresa? ¿Cumple correctamente con todas las leyes? Usted es quien conoce a la perfección su empresa, las cuestiones anteriores son ejemplificativas. Existen metodologías para la identificación de riesgos, acuda a personal experto.

b. Establezca controles: Los riesgos identificados deben atenderse, algunos son mayores que otros, pero todos son riesgos, no los pase por alto, evite preocupaciones. La falta de atención a un riesgo menor puede dar lugar a algo mayor. Soslayar un riesgo mayor, da lugar graves consecuencias empresariales.

c. Capacite a su equipo: La capacitación permanente apoya al buen crecimiento de la empresa. Sus colaboradores, de todos los niveles, son aliados para el cumplimiento de las leyes, por tanto, capacítense.

d. Documente todo: En una revisión, tener todo en orden permitirá un procedimiento ágil. Recuérde, no es suficiente aseverar que algo sí se realiza, debe documentarlo, tenga las evidencias.

El costo de no hacerlo:

Las multas por incumplimiento pueden alcanzar millones de pesos para personas morales. El dinero es solo parte del problema: el daño reputacional puede ser irreversible. Los clientes prefieren negocios transparentes y confiables, que cumplan con las leyes. Sin excusa, el cumplimiento de las leyes, es su mejor decisión.

Buena noticia:

La inversión que haga hoy en cumplimiento normativo le ahorrará mucho más que dinero, le ahorrará crisis reputacionales, mitigará problemas legales,

Al final, el compliance, es cumplir con todas las leyes, construir un negocio sólido, confiable y preparado para el futuro. Dicho en breve, cumplir bien con las leyes, es lo mejor de su empresa y para su empresa.